Corona und Arbeiten 4.0

In der Corona-Krise haben sich zahlreiche Unternehmen dafür entschieden ihre Mitarbeitenden ins Homeoffice zu schicken. Häufig stehen der Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer*innen oder eine Möglichkeit zur Kinderbetreuung im Fokus. Aber gleichzeitig muss der Geschäftsbetrieb aufrecht erhalten werden. Kreative und schnelle Lösungen sind gefragt, um die Beschäftigten arbeitsfähig zu machen und das Beste aus der Situation rauszuholen. 

Das Arbeiten von zu Hause aus, aber auch die Organisation von Teammeetings über Telefon oder Video haben ihre Tücken. Doch wer diese Chance aktiv anpackt, erwirbt Fähigkeiten, welche über Corona hinaus den entscheidenden Wettbewerbsvorteil liefern können.

Herausforderungen der Arbeit über eine längere Zeit auf engem Raum

Tipps von Alexander Gerst (ESA Astronaut):
  • Damit Leben und Arbeiten am selben Ort gelingt, sollte man sich strukturiert eine künstliche Grenze schaffen
  • Der Commander hat eine Verantwortung, die Balance zwischen Arbeit und Privatem am Laufen zu halten, indem er dafür Sorge trägt, dass sich die Besatzungsmitglieder regelmäßig an die vereinbarte Arbeitszeit halten.
  • Routine und ein fester Tagesablauf helfen bei der Strukturierung der Arbeit.  

Wie Alexander Gerst und seine Kollegen der ESA (European Space Agency) im Interview beschreiben, gilt es wichtige Rahmenbedingungen zu schaffen, damit die Zusammenarbeit der Besatzungsmitglieder in einer Raumstation funktioniert. Und sicher kann man einige dieser Punkte auf die aktuelle Situation, dass zahlreiche Mitarbeiter auf beengtem Raum im Homeoffice arbeiten, übertragen.  

Als Unternehmer muss man demnach seinen Mitarbeitenden die Zeit, aber auch die Orientierung geben, um sich in die „neue Situation“ des mobilen Arbeitens einfinden zu können. Hierzu zählen sicher die Strukturierung des Arbeitsalltags in den eigenen vier Wänden, die Einhaltung von Pausen- und Ruhezeiten sowie die bewusste Trennung von Arbeit und Privatleben als auch das Schaffen von Räumen, in denen sich Kolleg*innen bei einem virtuellen Kaffee austauschen können. 

Aber auch die psychische Belastung der Mitarbeitenden, welche unter Umständen einer Doppelbelastung durch Arbeit und Kinderbetreuung sowie der räumlichen Isolation von Kolleg*innen, Freunden und der Familie ausgesetzt sind, stellt besondere Ansprüche an Führungskräfte. 

Ein hohes Level an Digitaler Kompetenz von jetzt auf gleich zu erfüllen ist für viele Arbeitnehmer*innen eine zusätzliche Herausforderung. Neben dem Umgang mit der zum Teil neuen technischen Ausstattung im Homeoffice finden meist verschiedene Tools für Online-Konferenzen Anwendung, mit denen es umzugehen gilt. Digitale Weiterbildungsangebote bieten hierbei Abhilfe. 

Im Zuge der Flexibilisierung des Arbeitsortes hat sich „Homeoffice“ als Begriff eingeprägt. Doch Homeoffice ist nur eine Form des Mobilen Arbeitens und meint das Arbeiten vom eigenen Zuhause aus. Mobiles Arbeiten im Allgemeinen beschreibt, dass es keinen festen Arbeitsplatz gibt. Die Arbeit kann im Unternehmen, von zu Hause, aber auch von überall anders aus erledigt werden.  

Doch ist Homeoffice in der aktuellen Corona-Situation für jedes Unternehmen immer sinnvoll und möglich? Dieser Frage wollen wir nachgehen! 

Kreativität und Flexibilität sind gefragt! Hier ein paar Beispiele, wie Homeoffice auch für eher untypische Branchen realisiert werden könnte: 

  • Handel: Zusammenschluss mehrerer lokaler Händler auf einer Plattform, über welche Produkte ausschließlich zum Versand oder Selbstabholung (Click & Collect) angeboten werden, Bsphttp://kauf-in-limbach.de/ 
  •  Gastgewerbe: Erledigung von administrativen Aufgaben von zu Hause, z.B. Erstellung der Speisekarte und Probekochen, Personaleinsatzplanung, Veranstaltungsplanung und Absprachen per Videotelefonie 
  •  Dienstleistung: Yogastunde über Videokonferenz organisieren – Die Schüler*innen üben auf ihrer Matte zu Hause und folgen den Anweisungen der Yogini oder des Yogi
  •  Finanzen: Einrichtung von Hotlines zur Kundenbetreuung einer Bank, gleichzeitig gibt es einen minimalen Notbetrieb im Büro vor Ort mit Früh- und Spätschicht, um auch die direkten Kontakte zwischen den Mitarbeitenden zu minimieren 

Eine wichtige Voraussetzung dafür, dass die „Arbeit von irgendwo“ gelingt, ist, dass die passenden technischen Lösungen – Hardware wie Software – geschaffen werden. Gleichzeitig muss das gesamte Team der Mitarbeitenden und Führungskräfte einen gemeinsamen Weg finden, zusammenzuarbeiten. Klare Kommunikationsregeln und gegenseitiges Vertrauen sind unabdingbar.

Sie benötigen Unterstützung in der Evaluation, ob Homeoffice für Ihren Betrieb und Ihre Mitarbeiter sinnvoll ist? Das Zukunftszentrum Sachsen berät Sie kostenfrei! Kontaktieren Sie uns

Für viele Unternehmen ist das Arbeiten über sogenannte digitale Kollaborationstools etwas völlig Neues und für den ein oder anderen ist die aktuelle Corona-Krise sicherlich auch eine Chance, um den digitalen Wandel im Unternehmen nun anzustoßen. Wie eine Umfrage der Bitkom im März 2020 in diesem Zusammenhang zeigt, arbeiten knapp die Hälfte (49 Prozent) der berufstätigen Befragten mittlerweile zumindest zeitweise im Homeoffice. Für achtzehn Prozent der Befragten ist dies das erste Mal* 

Bevor die Wahl auf (optimalerweise) eine Anwendung fällt, muss man sich die Frage stellen, zu welchem Zweck das Tool genutzt werden soll.

Geht es darum,

  • Wissen oder Informationen zu vermitteln? 
  • Entscheidungen herbeizuführen? 
  • Motivation zu schaffen? 
  • ein Gemeinschaftsgefühl zu erzeugen oder zu halten? Oder 
  • sich erst einmal kennzulernen?

Der folgende Überblick soll hierbei als Orientierungshilfe dienen und hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit. 

Im Rahmen von virtuellen Meetings stehen meist die Wissens- und Informationsvermittlung sowie Entscheidungsfindung im Mittelpunkt.  

Auswahl der bekanntesten Tools für Online-Konferenzen: 

dienen in erster Linie der Wissensvermittlung. Die nachstehende Übersicht an Tools für Webinare und Schulungen ist als Auswahl der bekanntesten Anbieter zu verstehen:

Der Vorteil einer Online-Konferenz oder eines Webinars ist sicher, dass die Teilnehmenden aktiv eingebunden werden können. Um Fragen und Antworten (Q&A) oder kurze Live-Umfragen einzubinden, gehören die folgenden Tools zur gängigen Praxis:

Die Auswahl an digitalen Lösungen, um sich virtuell zu begegnen, ist schier unendlich. Häufig gibt es Mitarbeitende im Team, die bereits Erfahrung mit der einen oder anderen Anwendung gesammelt haben und unterstützend zur Seite stehen können. Am Ende ist es jedoch wichtig, sich auf ein gemeinsames Tool für Video-Konferenzen & Co. zu einigen und dieses konsequent für alle nutzbar zu machen. 

Ein recht ausführlicher Überblick gängiger Lösungen bzw. Anbieter ist auf  Heise.de  zu finden. 

Sie suchen den passenden Weg, um Ihre Mitarbeiter für eine digitale Lösung fit zu machen? Das Zukunftszentrum Sachsen berät Sie kostenfrei! Kontaktieren Sie uns

 


*Bitkom: Corona-Pandemie: Arbeit im Homeoffice nimmt deutlich zu. | 18 März 2020 | Berlin

Für die gute Zusammenarbeit in virtuellen Teams ist eine klare Kommunikation die Grundvoraussetzung. So sollten u.a. die Gründe, weshalb einige Kolleg*innen von zu Hause arbeiten und andere Mitarbeitende präsent sein müssen, von der Gewerbe betreibenden Person kommuniziert werden. Dies schafft Transparenz und gibt der Belegschaft in Präsenzarbeit das Gefühl, nicht „vergessen“ zu werden. 

Eine gute Zusammenarbeit in virtuellen Teams kann durch das Aufstellen gemeinsamer Regeln für Online-Konferenzen unterstützt werden. Hier ein paar praktische Beispiele: 

  • Ausreichend Zeit einplanen, um die technischen Voraussetzungen für Videotelefonie im Vorfeld zu testen und wie bei einem regulären Treffen sich 5 Min vor Beginn in den virtuellen Meetingraum zu begeben. 
  • Während des Termins sind Störquellen möglichst auszuschalten, damit das Gespräch zielgerichtet und ohne Ablenkung stattfinden kann. Im Falle der Kinderbetreuung von zu Hause ist dies unter Umständen teils nur eingeschränkt möglich. Die Teilnehmenden im Gespräch sollten jedoch darüber informiert werden.
  • Einigen sich die Beteiligten auf eine Videoübertragung der Konferenz, so sollten alle die Kamera einschalten. Die Teilnehmenden sind entsprechend fokussierter und lassen sich nicht so schnell von neuen E-Mails oder WhatsApp-Nachrichten auf dem Handy ablenken.
  • Finden Termine in größeren Teams statt, sollten sich die Personen auf stumm stellen, die aktuell nichts zu sagen haben, um den Ablauf nicht zu stören. 
  • Besprechungstermine sollten mit entsprechendem zeitlichem Vorlauf per Kalendereinladung an alle Teilnehmenden versandt werden. Die Meetingorganisation gibt im Vorfeld des Gesprächs die Agenda bekannt (z.B. als Ergänzung im Kalendertermin). Bei Regelterminen kann diese Agenda allgemein gehalten werden, sodass aktuelle Themen ausreichend Platz finden. 
  • Sollen Themen oder Ergebnisse präsentiert werden, ist die entsprechende Person darüber im Vorfeld zu informieren. Die Zuarbeit für die Präsentation ist rechtzeitig bei der Meetingorganisation einzureichen, da die Person auf dem entsprechenden Bildschirm die Inhalte teilt. Technische Schwierigkeiten können so reduziert werden.
  • Meist ist es nützlich, kurze Meetingnotizen im Nachgang an die Meetingteilnehmenden zu verteilen. So bleibt das Gesprochene in Erinnerung und mögliche To Do’s und Deadlines sind für alle klar definiert und sichtbar. 

Die Regeln für die Zusammenarbeit sollten das Team gemeinsam festlegen und nach Möglichkeit für alle erreichbar dokumentieren.  

Abseits von großen Team-Calls ist eine Videoschalte durchaus auch für Zweiergespräche von Nutzen, um sich auf einer persönlichen Eben unterhalten zu können. Dass Mimik und Gestik über eine Videokonferenz gesehen werden kann, hilft dabei, die andere Person zu verstehen und besser auf sie eingehen zu können

Sie wollen mehr darüber erfahren, wie die Zusammenarbeit von virtuellen Teams in Ihrem Unternehmen gelingen kann? Das Zukunftszentrum Sachsen berät Sie kostenfrei! Kontaktieren Sie uns

Vertrauen ist das A und O einer jeden Beziehung – und insbesondere der Beziehung zwischen Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden. Die Annahme, dass Anwesenheitszeit ein Indikator für Produktivität ist, ist längst überholt. Doch leider blockieren viele Führungskräfte, mangels Vertrauens in ihre Mitarbeitenden, Möglichkeiten des mobilen Arbeitens zu testen. Vor dem Hintergrund von Kontaktminimierung, Ausgangsbeschränkung und mangelnder Kinderbetreuung bleibt ihnen jedoch in der aktuellen Corona-Situation häufig keine andere Wahl, um weiterhin arbeitsfähig zu bleiben. Die folgenden Punkte sollen eine Orientierung zur Führung virtueller Teams geben, um ein produktives Arbeiten zu unterstützen. 

Ein WIR-Gefühl erzeugen; dies ist besonders in der aktuellen Situation der Corona-Krise wichtig, in welcher eine große Unsicherheit herrscht und die Mitarbeitenden unter Umständen um ihren Job und darum, wie es weitergeht, fürchten. Führungskräfte sollten dies als Chance verstehen, um gemeinsam mit ihrem Team gestärkt aus der Situation rauszugehen. 

Laut Fr. Dr. Josephine Hofmann vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswissenschaft und Organisation (IAO) verfehlen virtuelle Konferenzen in (zu) vielen Fällen das gewünschte Gesprächsziel. Gründe sind in der Regel eine mangelnde Moderation oder die technische Überforderung der Gesprächsteilnehmer*innen. 

Neben den technischen Möglichkeiten, die oben bereits angesprochen wurden, ist demnach Führung, und im speziellen die Gesprächsführung, ein wichtiger Aspekt für die erfolgreiche Arbeit virtueller Teams.  

Als Führungskraft sollte man die Moderation des Meetings selbst übernehmen oder für alle erkennbar an eine andere Person delegieren. Mitschriften oder Protokolle sind dabei von einer weiteren Person zu erfassen.  

Weiterhin gilt es, für Disziplin im Termin zu sorgen, ausschweifende Diskussionen einfangen und zurück zum Wesentlichen zu lenken. Ebenso sollte eine Führungskraft eine Verbindlichkeit von virtuellen Meetings schaffen: Die Einhaltung der vereinbarten Teamregeln, Pünktlichkeit und das konsequente Nachverfolgen der To Do’s aus den vorhergehenden Terminen dienen diesem Zweck.  

Die fehlende physische Präsenz der Führungskraft führt häufig dazu, dass auftretende Probleme innerhalb des Teams geklärt werden. Setzt sich die Erkenntnis fest, dass das auch ohne den Chef funktioniert, hat dies in der Regel auch einen Einfluss auf die zukünftige, selbstständige Arbeitsweise im Team. Damit gilt es als Führungskraft umgehen zu lernen. 

Sie wollen neue Ansätze in der Führung virtueller Teams ausprobieren oder die Arbeitsorganisation anpassen? Das Zukunftszentrum Sachsen unterstützt Sie kostenfrei! Kontaktieren Sie uns

 


*Handelsblatt Media Group GmbH & Co. KG: „Live-Schalte mit dem Chef“ vom 29. März 2020 

go-digital“ unterstützt KMU und Handwerksbetriebe bei der Einrichtung von Homeoffice-Arbeitsplätzen 

Vor dem Hintergrund der Corona-Krise wurde das bewährte Förderprogramm „go-digital“ um einen neuen Förderbaustein ergänzt. Ab sofort können KMU schnell und unbürokratisch finanzielle Unterstützung für die kurzfristige Schaffung von Homeoffice-Arbeitsplätzen erhalten. Autorisierte Beratungsunternehmen geben fachliche Anleitung, begleiten bei der Umsetzung der Homeoffice-Idee und helfen bei den notwendigen Formalitäten wie der Antragstellung der Fördermittel. Maximal 50 Prozent der Beratungskosten sind erstattungsfähig. 

Mit „go-digital“ unterstützt das BMWi (Bundesministerium für Wirtschaft und Energie) kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Handwerksbetriebe bei der Geschäftsprozessoptimierung unter Einsatz von digitalen Lösungen.  

Weitere Informationen zum Förderprogramm sowie der Förderfähigkeit erhalten Sie auf der Website – innovation-beratung-foerderung.de.

Neues Investitionszuschussprogramm „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“ startet in Kürze 

Das neue Investitionszuschussprogramm „Digital Jetzt“ des BMWi bietet KMU in Kürze umfassende Fördermöglichkeiten in zwei verschiedenen Modulen – Investitionen in digitale Technologien sowie Investitionen in Qualifizierungsmaßnahmen der Mitarbeitenden. Details sollen noch in 2020 bekannt gegeben werden.

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Online-Seminar | Arbeitswelt 4.0 – mobiles Arbeiten:
rechtliche Hintergründe, Praxis und Förderung

Das Arbeiten von zu Hause aus, aber auch die Organisation von Teammeetings über Telefon oder Video haben ihre Tücken. Packen Sie diese Chance aktiv an und gestalten Sie das Mobile Arbeiten strategisch. So schaffen Sie die notwendigen Rahmenbedingungen, um über Corona hinaus vielleicht den entscheidenden Wettbewerbsvorteil zu haben.

Einführung und Umsetzung von Arbeit 4.0 (INQA)

Die Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales bietet z. B.  „QuickChecks“ und Potenzialanalysen zur Orientierung und Entwicklung im Kontext von Arbeit 4.0 an: